Service Center เป็นซอฟแวร์ประยุกต์ใช้เป็นเครื่องมือเพื่อประสิทธิภาพในการบริหารงานบริการ เหมาะสำหรับผู้ให้บริการทั่วไป ที่ต้องการรวมศูนย์การบริหารจัดการไว้ที่ ส่วนกลาง แต่กระจายศุนย์ปฏิบัติการ(Service Unit) ไปยังส่วนภูมิภาคต่าง ๆ เพื่อให้สามารถเข้าถึงลูกค้าผู้ใช้บริการได้อย่างทั่วถึงและรวดเร็ว การใช้เครื่องมือนี้จะทำให้ ผู้ให้บริการสามารถกระจายศูนย์ปฏิบัติการไปได้รวดเร็วและลดต้นทุนการบริหารจัดการลง

ในเวอร์ชั่นนี้ Service Center คุณสมบัติเบื้องต้นมีดังต่อไปนี้

• คุณลักษณะทั่วไป

  • การจัดการยูสเซอร์ (User) และสิทธิ (Permissions) ในแต่ละฟังก์ชั้นการใช้งานสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงและสิทธิในการทำงานได้แตกต่างกัน ตามกลุ่มบทบาทของผู้ใช้ (Role Base)
  • สามารถบันทึกข้อมูลได้ 2 ภาษาโดยมีภาษาไทย เป็นค่าเบื้องต้น(Default)

• การจัดการทรัพย์สิน (Asset Management)

  เบื้องต้นแยกทรัพย์สินออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ สินค้า (Product) และ บริการ (Service)

  • สินค้า(Product) สินค้าเป็นข้อมูลหลักประกอบไปด้วย
    • อะไหล์ (Part) สำหรับขาย เช่น อะไหล่ของอุปกรณ์เป็นต้น
    • อุปกรณ์ (Equipment) อุปกรณ์เป็นสินค้าประเภทหนึ่ง ซึ่งอาจจะเป็น สินทรัพย์ตามความหมายทางบัญชี (Asset) หรือไม่ก็ได้ เนื่องจากบางครั้งอุปกรณ์ที่ลุกค้าใช้งานอยู่อาจจะไม่ใช่สินทรัพย์ทางบัญชี และเป็นทรัพย์สินมูลค่าน้อย ไม่เข้าข่ายเป็นสินทรัพย์ทางบัญชี แต่งลูกค้ามีไว้ใช้ในงานและต้องการการซ่อมบำรุง เช่น เครื่องเป่าลมร้อน เป็นต้น
  • บริการ (Service) เป็นสินค้าประเภทไม่มีตัวตน เช่น ค่าบริการ ค่าเดินทาง เป็นต้น

• การจัดการศูนย์บริการ(Helpdesk)

  • ศูนย์บริการ (Service Center) เป็นศูนย์ปฏิบัติงานของผู้ให้บริการ
  • พื้นที่บริการ (Service Area) พื้นที่บริการสำหรับแต่ละศูนย์บริการ มีไว้เพื่อประโยชน์ในการเลือกศูนย์บริการที่ใกล้หน่วยงานลูกค้า

• การจัดการคำสั่งซ่อม (WorkOrder)

  • การรับแจ้งซ่อม (Service Request)
  • ใบสั่งซ่อม (WorkOrder)
  • การขออนุมัติซ่อม กรณีราคาค่าซ่อมเกินกำหนดที่ตกลงกันไว้
  • การส่งเอกสารอีเลคโทรนิคส์ เอกสารการขออนุมัติและการอนุมัติ รวมถึง การแจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องจะทำผ่านระบบอีเมล์

• การจัดการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ (Billing)

  ณ เวอร์ชั่นนี้จะยังไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีได้ แต่ผู้ให้บริการสามารถพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ออกมาเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้

ตัวแบบกระบวนการทำงาน

• ลูกค้าโทรหรือส่งอีเมล์แจ้งซ่อมมายังศุนย์รับแจ้ง (Helpdesk)
• ศูนย์รับแจ้งบันทึกคำรองขอแจ้งซ่อมเข้าระบบ พร้อมสร้างใบสั่งงานไปยัง จนท.เทคนิค ณ ศูนย์บริการในพื้นที่ของลูกค้า
• จนท.เทคนิค ณ ศูนย์ปฏิบัติงานประเมินราคาเบื้องต้น
  • หากสูงเกินกำหนดที่ตกลงกันไว้ ให้ขออนุมัติไปยังลูกค้า (ตัวแทนลูกค้าที่กำหนดไว้)
  • หากราคาอยู่ในกำหนดก็สามารถดำเนินการซ่อมได้
• จนท.เทคนิคดำเนินการซ่อม
• จนท.เทคนิคบันทึกผลการซ่อม
• จนท.เทคนิคปิดคำสั่งซ่อม
• จนท.การเงินสามารถพิมพ์ใบแจ้งหนี้ เรียกเก็บเงิน